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会議の無駄をなくす進め方「みんなでひとつのことを考える」

私の経験では、会議中に悪口大会のようになってしまったり、ただの報告会になったり、やってよかったと思うことが少ないので、これならやらない方がマシだなとずっと思うことがありました。業務事項だけであるならば、書面で済ませればいいと思いますし、結局、書面と口頭説明だと、口頭での説明ではなく、書面を追っているような結果になることが多いので、みんなが集まっているという貴重な時間に、話し合い意見交換ができる方が何倍もいいのではないかと思います。

日本だけなのでしょうか、他の国ではどうなのか分かりませんが、会議の際に、何かを決めるというのが前提ですが、この決めるというときに対立するときがあります。その場合の解決方法をご紹介します。

ただ単純に「決める」ことだけを目的とするなら、話し合いなど不要です。最初から多数決を探るなり、上司が相応の決断をすれば、それで十分です。

しかし、実際には「決める」前に話し合いの場が持たれます。

意見の異なる人たちが、どうすれば歩み寄ることができるのか。

どうすれば「私の意見」「あなたの意見」というバラバラの見地から離れ、「私たちの意見」と構築することができるのか。

ずっと平行線の場合があります。個人的には、この会議はまだマシな方だなとは思います。ですが、決めなければならないことは、現時点で暫定的でも、早く決めてしまいたいというのが、誰もが思うことだと思います。

 

A派とB派に分かれて議論が紛糾(ふんきゅう:意見や主張などが対立してもつれること。ごたごた。)するということは、どちらの案もそれなりのメリットとデメリットがあるということです。

会議は、こうあるべきだと思います。

 

ただ単純に対立するだけでなく、必ず「同じように考えている部分」が見えてくるのです。

もちろん、それですべてが円満に解決するわけではありません。

最終的には多数決を採るなり、上司が決断するなどの方法によって、いずれかに決めなければならないのは同じです。

いつまでも平行線では決まりませんので、共通点を見つけ出して、その方向で、新しいことで解決をしても良いかとは思います。A、Bのどちらかでなければならないのであれば、その共通点がより解決される方を選ぶような形が、この会議(解決内容)としての成功ではないかと思われます。

 

<参考文献>

フィンランド流「伝える力」が身につく本』(著者:北川達夫)(p.100)

 

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